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活动策划执行流程

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客户需求沟通

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选材料出预算

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支付设计定金

04

建群做设计方案

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设计定稿尾款

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制作加工产品

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发货上门安装

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售后维护保养

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步骤1:需求诊断阶段(活动前30-60天)

客户需求调研:发放《活动需求分析表》收集基本信息(预算/人数/主题/预期效果);组织三方会议(客户+策划+设计)进行需求深度访谈;实地勘查杭州目标场地(如钱江新城商圈需重点考虑交通动线)。

可行性分析:制作SWOT分析报告(杭州本地政策/场地限制/竞品活动分析);输出《风险预警清单》(如梅雨季需标注户外活动降雨概率);提供3种预算梯度建议方案

步骤2:方案设计阶段(活动前20-30天)

创意提案:策划团队产出多套套主题创意,制作可交互的3D动态演示文件,编制《创意版权承诺书》规避抄袭风险

方案定稿:整合灯光/舞美/流程的终版执行方案;签署《方案确认书》(明确修改次数与超支条款);输出《活动时间轴》(精确到15分钟单位)。

步骤3:确认签约阶段(活动前15-20天)

商务条款确认:提供《分级报价明细表》(区分基础项与增值项)签订三方合同(客户/策划公司/场地方)开通项目协同平台(共享进度看板与文件)

预付款流程:发起对公账户,50%预付款开具《服务启动确认函》,激活供应商采购通道。

步骤4:筹备执行阶段(活动前7-15天)

资源统筹:杭州本地供应商招标(搭建/花艺/设备租赁)报批政府文件(大型活动需向公安局备案)建立《物资管理台账》(含二维码溯源系统)

人员调度:编制《岗位责任手册》(细分至签到组/控台组等12个岗位)开展3轮执行培训(含应急预案演练)签署《保密协议》与《安全责任书》

技术测试:搭建1:10等比场地模型验证动线 全链路设备压力测试(网络带宽/电力负荷) 制作《技术参数白皮书》交付客户

步骤5:现场执行阶段(活动前1天-活动当天)

场地搭建:分区域推进施工(主舞台区优先完成),执行6S现场管理标准(杭州消防专项检查),完成《场地验收单》三方签字

彩排预演:全流程带妆彩排(含VIP动线模拟),测试人脸识别签到系统,生成《彩排问题清单》2小时内整改

活动执行:启动“双指挥官”模式(前台执行+后台监控), 实时监测人流热力图,每小时提交《执行简报》至客户负责人。

步骤6:活动收尾阶段(活动当天-结束后3天)

撤场管理:按《逆向物流方案》分类回收物资; ;处理场地恢复(赔偿预扣金机制) ;销毁临时保密资料(视频监控全覆盖)

数据归档:整理《活动执行全记录》(含800+项检查点) ;上传云盘原始素材(保留30天可下载期) ;核算实际成本与预算偏差率

总结报告:编制《活动效果评估报告》(含媒体价值换算公式) ;召开复盘会议(客户满意度调研+内部奖惩) ;更新公司案例库(脱敏后可用于对外展示)

步骤7:后续跟进阶段(结束后7-30天)

客户维护:推送《年度活动排期建议表》;开通VIP专属服务通道(杭州本地24小时响应);赠送次年活动策划代金券