常见问题

如何确定活动主题和形式？

我们通过“需求诊断-创意提案-方案优化”三步法精准定位：需求诊断：通过问卷或访谈了解客户品牌定位（如科技公司需科技感，餐饮品牌需美食互动）；分析目标受众画像（如商场活动以25-40岁女性为主，年会以员工参与为主）；明确预算范围和核心诉求（如“提升品牌曝光”或“促进销售转化”）。创意提案：提供3套主题方案，每套包含：核心概念（如“未来科技展”“国潮文化年会”）；执行亮点（如全息投影技术、汉服表演）；预算分配建议（如主题设计占总预算的20%）。方案优化：根据客户反馈调整细节，例如将“高成本的全息投影”改为“AR互动拍照”，既保留科技感又降低成本；提供视觉化提案（如3D场地布置图、主视觉设计稿），帮助客户直观理解效果。

如何确保策划的活动预算不超支？

我们采用“三步精细化预算管理法”控制成本。首先，根据客户需求和活动规模，提供“基础版、标准版、豪华版”三种方案，明确各方案的预算范围（例如基础版侧重核心环节，豪华版增加定制化设计）。其次，执行前与客户共同制定《预算分配表》，将总预算拆分为场地租赁、物料制作、人员费用、宣传推广、应急资金等模块，并细化到具体项目（如舞台搭建费用、LED屏幕租赁天数）。应急资金通常占总预算的10%-15%，用于应对突发情况（如设备损坏、天气变化导致的场地调整）。最后，执行过程中每日同步费用使用情况，若某项超支，立即与客户协商调整其他环节或寻找替代方案（如用数字背景替代实体展板）。我们还会与长期合作的供应商谈判折扣，进一步降低隐性成本。

活动时间安排紧张，如何保障流程顺畅？

我们采用“倒推式时间管理法”确保高效执行。首先，根据活动日期倒推里程碑节点：活动前30天确定方案细节并签订合同；活动前20天完成场地勘测、物料设计及供应商确认；活动前10天进行物料打样和第一次彩排；活动前3天完成现场搭建和第二次全流程彩排。每个环节设置“双负责人制”（如舞台组由项目经理+执行组长共同跟进），并建立实时沟通群组（如企业微信或钉钉），确保信息同步。对于紧急项目（如15天内筹备），我们会启动“敏捷执行模式”，优先保障核心环节（如主舞台、灯光音响），并压缩非必要流程（如简化签到流程为扫码入场）。此外，所有团队成员需提前熟悉场地动线和设备操作，确保活动当天零失误。

活动需要哪些技术支持？

根据活动类型提供定制化技术方案：展会类：基础设备：LED大屏（≥50㎡）、同声传译设备（多语言展会）、直播设备（如推流器、多机位摄像）；互动设备：扫码抽奖机、VR体验设备、电子签到屏。年会类：灯光音响：专业音响系统（如L-Acoustics）、舞台追光灯；互动系统：实时投票器、抽奖软件（支持多轮次抽奖）；影像记录：4K摄像机、无人机航拍、现场直播导播台。开业活动：特效设备：激光投影、烟雾机、冷焰火（需提前报备）；技术团队：配备灯光师、调音师、网络工程师全程驻场。

活动需要办理哪些审批手续？

根据活动规模和类型，需办理以下手续：公安部门：参与人数≥500人的活动需申请《大型群众性活动安全许可》（杭州通过“浙里办”APP线上提交材料）；焰火表演需单独申请《焰火燃放许可证》。消防部门：提供场地消防验收合格证明，确保疏散通道畅通；临时搭建需通过消防备案。城管部门：户外活动需申请《占道许可》（如红毯铺设需提前7日报备）。商场内部：提交活动方案、保险单、施工图等材料，通过商场安全审核。

相比其他公司，我们的优势是什么？

我们具备“本地化资源+全案服务能力”：本地化资源：熟悉杭州商场资源（如西湖银泰、万象城的场地政策）；合作本地供应商（如杭州本地的LED屏租赁商，价格低于外地供应商15%）。全案服务能力：提供“策划-设计-执行-传播”全流程服务，避免外包环节的成本增加；10年以上行业经验，成功案例覆盖200+商场活动。性价比保障：透明报价（提供详细物料清单和供应商报价单）；长期合作客户享专属折扣（年合作金额≥50万，返现5%）。

付款方式是否灵活？

我们提供“灵活付款方案”以适应客户需求：分阶段付款：签约后支付30%启动资金；物料制作完成支付30%；活动结束后7个工作日内付清尾款。尾款与效果挂钩：对于效果导向型活动（如展会），可约定“按到场人数阶梯付款”；若因我方原因导致活动取消，全额退还已付款项。长期合作优惠：年度合作客户可享“首单预付50%、后续项目按月结算”；推荐新客户可抵扣下次服务费用。